Tipe swakelola sesuai perpres no 16 tahun 2018

Sesuai dengan terbitnya Peraturan Presiden (Perpres) baru pada 16 Maret 2018 dalam kegiatan Procurement atau Pengadaan Barang Jasa (PBJ) yang mengganti Perpres sebelumnya yakni Perpres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah, terdapat beberapa istilah baru maupun perubahan peraturan yang dimana bertujuan untuk memaksimalkan penggunaan APBN/APBD.

Perubahan beberapa definisi tersebut meliputi: LPSE, Swakelola, Penunjukan Langsung, Penyedia, Pekerjaan Konstruksi, dan Jasa Lainnya.

Swakelola yang juga merupakan kegiatan Pengadaan Barang Jasa dimana pekerjaannya bersifat mandiri dan dikerjakan oleh diri sendiri, bukan melalui penyedia. Artinya, Swakelola tersebut direncanakan, dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi Lainnya (K/L/D/I) sebagai penanggung jawab anggaran, instansi pemerintah lain, dan/atau kelompok masyarakat.

Termasuk juga memperluas peran usaha kecil dalam menghasilkan produk berkualitas dari dalam negeri, yang juga merupakan salah satu poin penting dalam Perpres No. 16/2018.

Jika sebelumnya dalam Perpres No. 54/2010, hanya terdapat 3 tipe pelaksanaan pengadaan secara Swakelola yakni,

tipe 1 : Pelaksana Swakelola adalah K/L/D/I, tipe 2: Instansi Pemerintah Lain,

tipe 3: Kelompok Masyarakat.

Maka, pada Perpres nomor 16 tahun 2018 ini, terdapat 4 tipe Swakelola. Berikut uraiannya:

Tipe 1

Dipilih apabila pekerjaan yang akan di-swakelola merupakan tugas dan fungsi dari Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah (K/L/PD) yang bersangkutan. Perangkat Daerah yang dimaksud adalah Satuan Kerja Dinas di Pemerintah Daerah. K/L/PD digunakan apabila menyangkut hal-hal terkait level Dinas di daerah. Contohnya, Kementerian Kesehatan mengadakan penyuluhan untuk bidan di desa-desa.

Tipe 2

Dipilih apabila pekerjaan direncanakan dan diawasi oleh K/L/PD sebagai penanggung jawab dan bekerjasama dengan Instansi Pemerintah Lain yang memiliki keahlian/kompetensi teknis untuk mengerjakan pekerjaan tersebut yangmana pekerjaan itu diluar kapasitas K/L/PD. Contohnya, Bappeda bekerjasama dengan Biro Pusat Statistik (yang lebih ahli perihal angka) untuk suatu pekerjaan di Kota Makassar.

Tipe 3

Tipe ketiga inilah yang baru dicantumkan dalam Perpres No.16/2018, yaitu Swakelola yang dilakukan oleh organisasi kemasyarakatan, seperti Indonesia Corruption Watch atau ICW—yang merupakan organisasi non-pemerintah, Karang Taruna, dll. Swakelola tipe 3 ini merupakan perluasan dari Swakelola tipe 4 yang tercantum pada Perpres No. 54/2010.

Tipe 4

Pada tipe keempat ini, dipilih apabila dalam pekerjaannya diperlukan partisipasi langsung dari masyarakat atau untuk kepentingan langsung masyarakat dengan melibatkan masyarakat yang dianggap mampu melaksanakannya. Contoh, Perbaikan Saluran Air di sebuah desa, serta pekerjaan sederhana lainnya.

Pada Perpres terbaru ini, Presiden mengamanatkan LKPP dan Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah untuk memperluas peran serta usaha kecil dengan mencantumkan barang/jasa produksi usaha kecil dalam katalog elektronik. Selain itu, K/L/PD wajib menggunakan produk dalam negeri, termasuk rancang bangun dan perekayasaan nasional.

Pelaksanaan Swakelola dalam sebuah instansi dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu jenis pekerjaan yang dapat dilakukan dengan cara Swakelola, namun hanya ada beberapa pekerjaan pengadaan yang dapat dilakukan dengan Swakelola. Seperti yang tertera pada gambar dibawah ini:

pkms.lkpp.go.id

Pelaksanaan Swakelola dalam sebuah instansi dapat dilaksanakan apabila memenuhi salah satu jenis pekerjaan yang dapat dilakukan dengan cara Swakelola.

Dengan begitu, jika Anda memiliki sebuah Usaha Kecil—Menengah atau non-Kecil yang bersifat Business to Business (B2B)maupun Business to Government (B2G)dan memiliki kemampuan dalam menyelesaikan pekerjaan Pengadaan Barang atau Jasa, secara hukum mempunyai kapasitas untuk mengikatkan diri pada Kontrak, serta masuk ke dalam salah satu kriteria pekerjaan di atas, maka Anda dapat melakukan pekerjaan tersebut dengan Swakelola.

Pengadaan barang dan jasa metode Penunjukan langsung

Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan penyedia barang atau jasa dengan cara menunjuk langsung satu penyedia barang jasa yang berlaku sebagai salah satu metode pengadaan barang jasa oleh Pemerintah Indonesia.

Penunjukan langsung ini bukan metode yang umum, dan dapat dilakukan dalam keadaan tertentu dan atau apabila pengadaan barang/ konstruksi/jasanya bersifat khusus.

Penunjukan Langsung dilakukan dengan mengundang 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi.

Penunjukan Langsung dilakukan dengan negosiasi baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.

Kriteria keadaan tertentu yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung terhadap Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya meliputi penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaian pekerjaannya harus segera/tidak dapat ditunda untuk pertahanan negara, keamanan dan ketertiban masyarakat, keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaan pekerjaannya tidak dapat ditunda/ harus dilakukan segera, termasuk akibat bencana alam dan/atau bencana non alam dan/atau bencana sosial dalam rangka pencegahan bencana dan/atau akibat kerusakan sarana/prasarana yang dapat menghentikan kegiatan pelayanan publik. Kemudian Pekerjaan penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional dan dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden. Kemudian kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh Menteri Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia. Kemudian kegiatan bersifat rahasia untuk kepentingan intelijen dan/atau perlindungan saksi sesuai dengan tugas yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan; atau Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa Lainnya karena 1 (satu) pabrikan, 1 (satu) pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan izin dari pemerintah.[1]

Kriteria Barang khusus/Pekerjaan Konstruksi khusus/ Jasa Lainnya yang bersifat khusus yang memungkinkan dilakukan Penunjukan Langsung, meliputi Barang/Jasa Lainnya berdasarkan tarif resmi yang ditetapkan pemerintah, Pekerjaan Konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan sistem konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko kegagalan bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/ diperhitungkan sebelumnya (unforeseen condition, Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bersifat kompleks yang hanya dapat dilaksanakan dengan penggunaan teknologi khusus dan hanya ada 1 (satu) Penyedia yang mampu, Pekerjaan Pengadaan dan distribusi bahan obat, obat dan alat kesehatan habis pakai dalam rangka menjamin ketersediaan obat untuk pelaksanaan peningkatan pelayanan kesehatan masyarakat yang jenis dan harganya telah ditetapkan oleh Menteri yang bertanggung jawab di bidang kesehatan, Pengadaan kendaraan bermotor dengan harga khusus untuk pemerintah yang telah dipublikasikan secara luas kepada masyarakat, sewa penginapan/hotel/ruang rapat yang tarifnya terbuka dan dapat diakses oleh masyarakat, lanjutan sewa gedung/kantor dan lanjutan sewa ruang terbuka atau tertutup lainnya dengan ketentuan dan tata cara pembayaran serta penyesuaian harga yang dapat dipertanggung-jawabkan; atau Pekerjaan pengadaan Prasarana, Sarana, dan Utilitas Umum di lingkungan perumahan bagi Masyarakat Berpenghasilan Rendah yang dilaksanakan oleh pengembang/developer yang bersangkutan.

Referensi

Perpres Nomor 16/2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Pada 16 Maret 2018, Presiden Joko Widodo telah menandatangani Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (tautan: Perpres Nomor 16 Tahun 2018). Dalam Perpres ini disebutkan, bahwa metode pemilihan Penyedia Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya terdiri atas:

a. E-purchasing;

b. Pengadaan Langsung;

c. Penunjukan Langsung;

d. Tender Cepat; dan

e. Tender.

E-purchasing sebagaimana dimaksud, menurut Perpres ini, dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik.

Sedangkan Pengadaan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah), Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dalam keadaan tertentu.

Adapun Tender Cepat sebagaimana dimaksud dilaksanakan dalam hal:

a. spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci; dan

b. Pelaku Usaha telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia, dan Tender sebagaimana dimaksud dilaksanakan dalam hal tidak dapat menggunakan metode pemilihan Penyedia sebagaimana dimaksud dalam keadaan tertentu.

“Metode evaluasi penawaran Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dilakukan dengan:

a. Sistem Nilai;

b. Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis; atau

c. Harga Terendah,” bunyi Pasal 39 Perpres ini.

Adapun Metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi, menurut Perpres ini, terdiri atas:

a. Seleksi;

b. Pengadaan Langsung; dan

c. Penunjukan Langsung.

Seleksi sebagaimana dimaksud, menurut Perpres ini, dilaksanakan untuk Jasa Konsultansi bernilai paling sedikit di atas Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah). Sedangkan Pengadaan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Jasa Konsultansi yang bernilai sampai dengan paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah), dan Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Jasa Konsultansi dalam keadaan tertentu.

“Dalam hal dilakukan Penunjukan Langsung untuk Penyedia Jasa Konsultansi sebagaimana dimaksud , diberikan batasan paling banyak 2 (dua) kali,” bunyi Pasal 41 ayat (6) Perpres ini.

Metode evaluasi penawaran Penyedia Jasa Konsultansi, menurut Perpres ini, dilakukan dengan:

a.Kualitas dan Biaya;

b. Kualitas;

c. Pagu Anggaran; atau

d. Biaya Terendah.

Swakelola

Menurut Perpres ini, pelaksanaan Swakelola tipe I dilakukan dengan ketentuan:

a. PA (Pengguna Anggara)/KPA (Kuasa Pengguna Anggaran dapat menggunakan pegawai Kementerian/ Lembaga/ Perangkat Daerah lain dan/atau tenaga ahli;

b. Penggunaan tenaga ahli tidak boleh melebihi 50% (lima puluh persen) dari jumlah Tim Pelaksana; dan

c. Dalam hal dibutuhkan Pengadaan Barang/Jasa melalui Penyedia, dilaksanakan sesuai ketentuan dalam Peraturan Presiden ini

Untuk pelaksanaan Swakelola tipe II dilakukan dengan ketentuan:

a. PA/ KPA melakukan kesepakatan kerja sama dengan Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah lain pelaksana Swakelola; dan

b. PPK menandatangani Kontrak dengan Ketua Tim Pelaksana Swakelola sesuai dengan kesepakatan kerja sama.

Adapun pelaksanaan Swakelola tipe III, menurut Perpres ini, dilakukan berdasarkan Kontrak PPK (Pejabat Pembuat Komitmen) dengan pimpinan Ormas (Organisasi Kemasyarakatan). Dan untuk pelaksanaan Swakelola tipe IV dilakukan berdasarkan Kontrak PPK dengan pimpinan Kelompok Masyarakat.

“Pembayaran Swakelola dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.,” bunyi Pasal 48 Perpres ini.

Tender

Menurut Perpres ini, pelaksanaan pemilihan melalui Tender/Seleksi meliputi:

a. Pelaksanaan Kualifikasi;

b. Pengumuman dan/atau Undangan;

c. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pemilihan;

d. Pemberian Penjelasan;

e. Penyampaian Dokumen Penawaran;

f. Evaluasi Dokumen Penawaran;

g. Penetapan dan Pengumuman Pemenang; dan

h. Sanggah

“Selain ketentuan sebagaimana dimaksud untuk pelaksanaan pemilihan Pekerjaan Konstruksi ditambahkan tahapan Sanggah Banding,” bunyi Pasal 50 ayat (2) Perpres ini.

Pelaksanaan pemilihan sebagaimana dimaksud, menurut Perpres in, untuk Seleksi Jasa Konstruksi dilakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap penawaran teknis dan biaya setelah masa sanggah selesai.

Adapun pemilihan melalui Tender Cepat dilakukan dengan ketentuan:

a. peserta telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia;

b. peserta hanya memasukkan penawaran harga;

c. evaluasi penawaran harga dilakukan melalui aplikasi; dan

d. penetapan pemenang berdasarkan penawaran terendah.

Üntuk pengadaan langsung dilakukan:

a. pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang menggunakan bukti pembelian atau kuitansi; atau

b. permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha untuk pengadaan langsung yang menggunakan SPK.

“Pemilihan dapat dilakukan setelah RUP diumumkan,” bunyi Pasal 50 ayat (9) Perpres ini.

Untuk barang/jasa yang kontraknya harus ditandatangani pada awal tahun, menurut Perpres ini, pemilihan dapat dilaksanakan setelah:

a. penetapan Pagu AnggaranK/L; atau

b. Persetujuan RKA Perangkat Daerah sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Perpres ini juga menegaskan, pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan di luar negeri berpedoman pada ketentuan dalam Peraturan Presiden ini. Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud tidak dapat dilaksanakan, pelaksanaan pengadaan Barang/Jasa menyesuaikan dengan ketentuan ketentuan pengadaan Barang/Jasa di negara setempat.

“Peraturan Presiden ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan,” bunyi Pasal 94 Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, yang telah diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM Yasonna H. Laoly pada 22 Maret 2018 itu.

Pengadaan Langsung berdasar Perlem LKPP No. 9 tahun 2018

Pengadaan langsung agar dilakukan kepada penyedia sebenarnya, dengan harga wajar, boleh menyebut merek dst.

Penyedia sebenarnya adalah toko, rumah makan, percetakan dst

Perpres 16 tahun 2018

Pasal 1 angka 40 dan angka 41

40. Pengadaan Langsung Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus  juta rupiah).

41. Pengadaan Langsung Jasa Konsultansi adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Jasa Konsultansi  yang bernilai

Perlem LKPP No. 9 tahun 2018 sebagai berikut :

Pejabat Pengadaan melaksanakan:
1) E-purchasing dengan nilai pagu paling banyak  Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); dan
2) Pengadaan Langsung dan Penunjukan Langsung untuk pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai HPS paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta
rupiah); atau Jasa Konsultansi yang bernilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah).

Pelaksanaan Pemilihan

Pengadaan Langsung untuk Barang/Jasa Lainnya yang harganya sudah pasti dengan nilai paling banyak Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah), dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
1) Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya ke Penyedia;

2) Penyedia dan PPK melakukan serah terima Barang/Jasa Lainnya;

3) Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi kepada PPK; dan/atau

4) PPK melakukan pembayaran.

PPK dalam melaksanakan tahapan Pengadaan Langsung dapat dibantu oleh tim pendukung.

Pengadaan Langsung untuk :
1) Jasa Konsultansi dengan nilai paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah);

2) Barang/Jasa Lainnya dengan nilai di atas Rp50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan nilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah); dan

3) Pekerjaan Konstruksi dengan nilai paling banyak Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);

Dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:

1) Pejabat Pengadaan mencari informasi terkait pekerjaan yang akan dilaksanakan dan harga, antara lain melalui media elektronik dan/atau non-elektronik.

2) Dalam hal informasi sebagaimana dimaksud dalam butir 1 tersedia, Pejabat Pengadaan membandingkan harga dan kualitas paling sedikit dari 2 (dua) sumber informasi yang berbeda. (( ==> INFORMASI BISA LEBIH DARI SATU, SURVEI, KONTRAK SEBELUMYA ATAU KONTRAK LAIN ATAU INFORMASI DI INTERNET ))

3) Pejabat Pengadaan mengundang calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis, harga dan kualifikasi.
(( YANG DIUNDANG CUKUP SATU SAJA, MAU DUA JUGA BOLEH 🙂 ))

4) Undangan dilampiri spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan.

5) Calon Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis, harga dan kualifikasi secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan.

6) Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi, teknis dan kualifikasi dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan.

7) negosiasi harga dilakukan berdasarkan HPS dan/atau informasi lain sebagaimana dimaksud dalam butir 1.

8) dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Pelaku Usaha lain.

9) Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri dari:

a) nama dan alamat Penyedia;
b) harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi;
c) unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada);
d) hasil negosiasi harga (apabila ada);
e) keterangan lain yang dianggap perlu; dan
f) tanggal dibuatnya Berita Acara.
10) Pejabat Pengadaan melaporkan hasil Pengadaan Langsung kepada PPK.

c. Calon Penyedia tidak diwajibkanuntuk menyampaikan formulir isian kualifikasi, apabila menurut pertimbangan Pejabat Pengadaan, Pelaku Usaha dimaksud memiliki kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan.

Referensi

Perlem LKPP No. 9 tahun 2018

4 Langkah Pemaketan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengguna Anggaran (PA)/ Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) mempunyai tugas dan kewajiban dalam menyusun Rencana Umum Pengadaan (RUP) barang/jasa sesuai dengan kebutuhan pada K/L/D/I masing-masing. RUP yang disusun meliputi pemaketan pekerjaan. Pemaketan adalah mengelompokkan pekerjaan yang sejenis untuk keberhasilan dalam mencapai hasil/output pekerjaan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan antara lain prinsip efektif dan efisien.

Dalam Perpres No. 54 tahun 2010 pasal 24, dijelaskan :

  1. PA melakukan pemaketan Barang/Jasa dalam Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa kegiatan dan anggaran K/L/D/I.
  2. Pemaketan dilakukan dengan menetapkan sebanyak-banyaknya paket usaha untuk Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil tanpa mengabaikan prinsip efisiensi, persaingan sehat, kesatuan sistem dan kualitas kemampuan teknis.
  3. Dalam melakukan pemaketan Barang/Jasa, PA dilarang:
  • a. menyatukan atau memusatkan beberapa kegiatan yang tersebar di beberapa lokasi/daerah yang menurut sifat pekerjaan dan tingkat efisiensinya seharusnya dilakukan di beberapa lokasi/daerah masing-masing;
  • b. menyatukan beberapa paket pengadaan yang menurut sifat dan jenis pekerjaannya bisa dipisahkan dan/atau besaran nilainya seharusnya dilakukan oleh Usaha Mikro dan Usaha Kecil serta koperasi kecil;
  • c. memecah Pengadaan Barang/Jasa menjadi beberapa paket dengan maksud menghindari pelelangan; dan/atau
  • d. menentukan kriteria, persyaratan atau prosedur pengadaan yang diskriminatif dan/atau dengan pertimbangan yang tidak obyektif.

Adapun cara pemaketan dalam pengadaan  barangjasa pemerintah, bila kita memiliki dokumen anggaran yaitu DPA/DIPA maka langkah pemaketan sebagai berikut:

Langkah Pertama

Kegiatan-kegiatan yang ada dalam DPA/DIPA dikelompokkan ke dalam dua kelompok yaitu kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan dengan:

  1. Swakelola, atau
  2. Penyedia

Apabila pekerjaan dilakukan dengan swakelola, berdasarkan pasal 29 perpres 54/2010 dan perpres 70/2012, Pengadaan Barang/Jasa oleh K/L/D/I selaku Penanggung Jawab Anggaran dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut:
a. pengadaan bahan/barang, Jasa Lainnya, peralatan/suku cadang dan tenaga ahli dilakukan oleh ULP/Pejabat Pengadaan;
b. pengadaan sebagaimana dimaksud pada huruf a berpedoman pada ketentuan dalam Peraturan Presiden 54/2010 dan perpres 70/2012.

Langkah kedua 

Kegiatan-kegiatan tersebut yang melalui penyedia dipecah lagi, lalu dikelompokkan  berdasarkan jenis pengadaannya, yaitu :
a. barang
b. pekerjaan konstruksi
c. jasa konsultansi
d. jasa lainnya

Langkah ketiga

Jenis-jenis pengadaan tersebut dipecah lagi dan dikelompokkan ke dalam  ruang lingkup kompetensi penyedia (Dikelompokkan kepada bidang/subbidang penyedia).

Contoh untuk pengadaan barang ada beberapa kompetensi sebagai berikut:
Pengadaan Alat tulis kantor (ATK),  AC (pendingin ruangan) dan Motor Roda Dua.

Berdasarkan contoh di atas ada 3 kompetensi penyedia, berarti ada tiga penyedia yang berbeda yang kita perlukan berdasarkan  kompetensi penyedia.

Ada penyedia ATK, yang tentunya bukan penyedia AC sehingga diperlukan penyedia AC, demikian juga diperlukan penyedia sepeda motor (dealer).

Langkah keempat

Berdasarkan ruang lingkup kompetensi, penyedia dikelompokkan kembali berdasar nilai anggarannya ke dalam  metode pengadaannya. Contoh pengadaan ATK bila nilainya di atas Rp. 200 juta dilakukan dengan pelelangan sederhana, namun bila dibawah Rp. 200 juta dilakukan dengan pengadaan langsung.

Untuk paket pengadaan yang memenuhi syarat khusus dan tertentu sebagaimana disebut dalam pasal 38/pasal 44 maka dilakukan dengan penunjukan langsung, atau jika barang/jasanya terdapat di katalog dilakukan dengan e-purchasing.

Maintanance Aplikasi SPSE Minggu 23 Juli 2018 Sampai Selesai

Sehubungan terjadi error pada aplikasi SPSE sejak hari Minggu 23 Juli 2018, berkaitan dengan hal itu pada hari Minggu 23 Juli 2018 sampai waktu yang belum dapat ditentukan, Aplikasi SPSE dalam proses Maintanance Sistem oleh LKPP RI, sehingga mengalami kendala akses, login sistem, Diharapkan pengguna untuk  dapatnya menyesuaikan jadwal sesuai ketentuan yaang berlaku.

Lebih lengkap bisa download File dibawah ini

Error SPSE 23 Juli 2018

 

Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Kini Kian Mudah

Presiden Joko Widodo (Jokowi) telah meneken peraturan (Perpres) baru dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Hal itu dituang dalam Perpres No. 16 Tahun 2018 yang juga merupakan pengganti dari Perpres No. 54 Tahun 2010.

Dalam beleid baru itu, pemerintah lebih mempermudah proses pengadaan barang dan jasa pemerintah. Adapun setidaknya terdapat 10 poin perubahan penting dalam Perpres baru itu.

Perubahan itu di antaranya yakni, pertama, peraturan baru ini akan diperkenalkan agen pengadaan yakni Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa (UKPBJ) yang akan melaksanakan sebagian atau seluruh proses pengadaan barang dan jasa yang dipercayakan oleh Kementerian atau Lembaga.

Yang mana, UKPBJ itu akan menjadi solusi untuk pengadaan yang bersifat kompleks. Kedua, menambah tipe swakelola.

Sebelumnya, Perpres No. 54 Tahun 2010 dikenal dengan tiga tipe swakelola, maka pada Perpres Baru dikenal dengan empat tipe swakelola. Tipe keempat yang menjadi tambahan adalah Swakelola yang dilakukan oleh organisasi masyarakat seperti ICW, dan lain-lainnya.

Ketiga, batas pengadaan langsung untuk jasa konsultansi akan berubah dari Rp 50 juta menjadi Rp 100 juta, sedangkan untuk pengadaan barang/konstruksi/jasa lainnya tetap dinilai sampai dengan Rp 200 juta. Keempat, jaminan penawaran yang dihapus oleh Perpres No. 4 Tahun 2015 kembali akan diberlakukan khusus untuk pengadaan konstruksi untuk pengadaan diatas Rp 10 miliar.

Kelima, menyederhanakan jenis kontrak menjadi dua jenis pengaturan saja yakni, arang/konstruksi/jasa lainnya hanya akan diatur kontrak lumpsum, harga satuan, gabungan, terima jadi (turnkey) dan kontrak payung. Sedangkan untuk konsultansi terdiri dari kontrak keluaran (lumpsum), waktu penugasan (time base) dan Kontrak Payung.

Keenam, terkait penyelesaian sengketa kontrak pengadaan akan disediakan layanan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). Layanan ini diharapkan menjadi solusi untuk menyelesaikan masalah pelaksanaan kontrak sehingga tidak perlu harus diselesaikan di pengadilan atau BANI yang berbiaya mahal.

Ketua LKPP Agus Prabowo pun menilai, dengan adanya Perpres baru ini diharapkan bisa membuka peluang bagi penyedia barang dan jasa dalam pengadaan pemerintah. Pasalnya, menurutnya terdapat banyak sekali penyedia barang dan jasa yang baik tapi enggan ikut dalam pengadaan pemerintah.

“Alasannya, mulai dari ribet dan lainnya tapi ini sekarang udah beda,” ungkapnya saat dihubungi KONTAN, Selasa (20/3).

Sumber: kontan.co.id

Metode Pemilihan Penyedia Sesuai Perpres No. 16 Tahun 2018

Metode pemilihan penyedia merupakan salah satu dari proses pelaksanaan pengadaan yang ditetapkan pada tahapan perencanaan. Metode pemilihan penyedia menjadi tanggung jawab dari Pokja UKPBJ atau pejabat pengadaan dalam memutuskan metode apa yang akan dipakai guna mendapatkan barang/jasa yang diperlukan oleh K/L/PD tersebut. Di dalam Perpres No 16 Tahun 2018 terdapat perluasan jenis metode pemilihan penyedia Penyedia Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dapat digunakan, yaitu sebagai berikut.

1. E-purchasing

E-purchasing sebagaimana dimaksud, menurut Perpres ini, dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang sudah tercantum dalam katalog elektronik.

2. Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang bernilai paling banyak Rp. 200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah). Üntuk pengadaan lansung dilakukan: a. pembelian/pembayaran langsung kepada Penyedia untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya yang menggunakan bukti pembelian atau kuitansi; atau b. permintaan penawaran yang disertai dengan klarifikasi serta negosiasi teknis dan harga kepada Pelaku Usaha untuk pengadaan langsung yang menggunakan SPK.

“Pemilihan dapat dilakukan setelah RUP diumumkan,” bunyi Pasal 50 ayat (9) Perpres ini.

Untuk barang/jasa yang kontraknya harus ditandatangani pada awal tahun, menurut Perpres ini, pemilihan dapat dilaksanakan setelah: a. penetapan Pagu Anggaran K/L; atau b. Persetujuan RKA Perangkat Daerah sesuai dengan ke dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

3. Penunjukan Langsung

Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan untuk mendapatkan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya dalam keadaan tertentu. Aturan turunannya akan lebih dipertajam di dalam Perka LKPP. Keadaan tertentu yang bisa dijadikan dasar menggunakan metode penunjukan langsung adalah sebagai berikut.

Penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaiannya harus segera/tidak bisa ditunda untuk pertahanan negara, keamanan dan ketertiban masyarakat, serta keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaannya tidak dapat ditunda/harus dilakukan segera.

Penyelenggaraan penyiapan konferensi yang mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional dan dihadiri Presiden/Wakil Presiden. Kegiatan bersifat rahasia untuk kepentingan intelejen dan/atau perlindungan saksi. Kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh Menteri Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh Kapolri.

Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan 1 penyedia karena satu pabrikan, pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang pelelangan untuk mendapatkan izin dari pemerintah.

Karakter-karakter dan kondisi di atas menjadi kriteria pantas tidaknya menggunan metode penunjukan langsung. Metode ini juga cukup sederhana dalam prosesnya, karena cukup menilai kemampuan perusahaan dan jika mampu bisa ditunjuk menjadi penyedia dan melalui proses negosiasi sebelumnya. Yang jelas untuk bisa menggunakan metode penunjukan langsung, tidak perlu memperhatikan nilai, tetapi harus memenuhi salah satu kriteria tersebut di atas.

4. Tender Cepat

Adapun Tender Cepat sebagaimana dimaksud dilaksanakan dalam hal: a. spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci; dan b. Pelaku Usaha telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia, dan Tender sebagaimana dimaksud dilaksanakan dalam hal tidak dapat menggunakan metode pemilihan Penyedia sebagaimana dimaksud dalam keadaan tertentu.

Adapun pemilihan melalui Tender Cepat dilakukan dengan ketentuan: a. peserta telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia; b. peserta hanya memasukkan penawaran harga; c. evaluasi penawaran harga dilakukan melalui aplikasi; dan d. penetapan pemenang berdasarkan penawaran terendah.

5. Tender

Menurut Perpres ini, pelaksanaan pemilihan melalui Tender/Seleksi meliputi: a. Pelaksanaan Kualifikasi; b. Pengumuman dan/atau Undangan; c. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Pemilihan; d. Pemberian Penjelasan; e. Penyampaian Dokumen Penawaran; f. Evaluasi Dokumen Penawaran; g. Penetapan dan Pengumuman Pemenang; dan h. Sanggah

“Selain ketentuan sebagaimana dimaksud untuk pelaksanaan pemilihan Pekerjaan Konstruksi ditambahkan tahapan Sanggah Banding,” bunyi Pasal 50 ayat (2) Perpres ini.

Pelaksanaan pemilihan sebagaimana dimaksud, menurut Perpres in, untuk Seleksi Jasa Konstruksi dilakukan klarifikasi dan negosiasi terhadap penawaran teknis dan biaya setelah masa sanggah selesai.

“Metode evaluasi penawaran Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dilakukan dengan: a. Sistem Nilai; b. Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis; atau c. Harga Terendah,” bunyi Pasal 39 Perpres ini.

Metode Pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi

Adapun Metode pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi, menurut Perpres ini, terdiri atas:

1. Seleksi
Seleksi sebagaimana dimaksud, menurut Perpres ini, dilaksanakan untuk Jasa Konsultansi bernilai paling sedikit di atas Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah).

2. Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Jasa Konsultansi yang bernilai sampai dengan paling banyak Rp100.000.000,00 (seratus juta rupiah)

3. Penunjukan Langsung

Penunjukan Langsung sebagaimana dimaksud dilaksanakan untuk Jasa Konsultansi dalam keadaan tertentu.

“Dalam hal dilakukan Penunjukan Langsung untuk Penyedia Jasa Konsultansi sebagaimana dimaksud, diberikan batasan paling banyak 2 (dua)  kali,” bunyi Pasal 41 ayat (6) Perpres ini.

Untuk jasa konsultansi, terdapat keadaan tertentu yang bisa djadikan dasar untuk menggunakan metode penunjukan langsung yaitu:

Penanganan darurat yang tidak bisa direncanakan sebelumnya dan waktu penyelesaiannya harus segera/tidak bisa ditunda untuk pertahanan negara, keamanan dan ketertiban masyarakat, serta keselamatan/perlindungan masyarakat yang pelaksanaannya tidak dapat ditunda/harus dilakukan segera.

Kegiatan menyangkut pertahanan negara yang ditetapkan oleh Menteri Pertahanan serta kegiatan yang menyangkut keamanan dan ketertiban masyarakat yang ditetapkan oleh Kapolri.

Pekerjaan yang hanya dapat dilaksanakan oleh 1 penyedia jasa konsultansi. pekerjaan yang hanya dapat dilakukan oleh 1 pemegang hak cipta yang telah terdaftar atau pihak yang telah mendapat izin pemegang hak cipta.

Pekerjaan jasa konsultansi di bidang hukum meliputi konsultan hukum/advokat atau pengadaan arbiter yang tidak direncanakan sebelumnya, untuk menghadapi gugatan dan/atau tuntutan hukum dari pihak tertentu kepada pemerintah, yang sifat pelaksanaan pekerjaan dan/atau pembelaannya harus segera dan tidak dapat ditunda.

Metode evaluasi penawaran Penyedia Jasa Konsultansi, menurut Perpres ini, dilakukan dengan: a.Kualitas dan Biaya; b. Kualitas; c. Pagu Anggaran; atau d. Biaya Terendah.

Tugas Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) Dalam Perpres No 16 Tahun 2018

Pejabat Pembuat Komitmen atau yang biasa disingkat PPK dalam dunia pengadaan barang dan jasa adalah  pejabat yang diberi kewenangan oleh PA/KPA untuk pengambil keputusan dan/atau melakukan tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja negara/anggaran belanja daerah (Pasal 1 angka 10 Perpres No.16 Tahun 2018). Kegiatan pengadaan barang dan jasa yang berlandaskan pada kontrak/perjanjian, merupakan kegiatan yang membutuhkan banyak pemahaman dan atau kemampuan mulai dari perencanaan pengadaan sampai selesainya pekerjaan yang terdiri dari tahapan perencanaan pengadaan, pelaksanaan pengadaan/pekerjaan dan pengendalian, penandatangan kontrak/perjanjian, dan melaporkan dan menyerahkan hasil pekerjaan. Sehingga PPK bertanggung jawab secara administrasi, teknis dan finansial terhadap pengadaan barang dan jasa.

Dengan demikian PPK mewakili SKPD-nya dalam membuat perikatan atau perjanjian dengan pihak lain, tanpa Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berarti instansi tersebut tidak bisa melakukan perjanjian dengan pihak lain. Berhasil dan tidaknya proses suatu pengadaan barang dan jasa pada satu instansi tergantung pada Pejabat Pembuat Komitmen. Ini berarti bahwa tugas pokok Pejabat Pembuat Komitmen berkaitan erat dengan penggunaan anggaran negara atau pengelolaan keuangan, karena itu dalam pelaksanaannya menuntut suatu keahlian dan ketelitian serta tanggung jawab yang berbeda dengan tugas pokok seorang pegawai administrasi lainnya. Kesalahan dalam pelaksanaan tugas PPK akan berakibat timbulnya kerugian negara yang berujung pada tuntutan ganti rugi atau tuntutan lainnya.

Di era lama, orang menganggap jabatan PPK merupakan “lahan basah”, karena ‘memakmurkan’ orang yang menjabatnya. Sehingga banyak pejabat struktural kadang berlomba-lomba untuk menjadi PPK. Tetapi di era reformasi saat ini, jabatan PPK menjadi momok bagi birokrat. Alasannya tidak lain karena PPK sangat rentan dengan masalah hukum, terkait dengan pelaksanaan kontrak. Akan sangat lazim kita jumpai kasus tindak pidana korupsi terkait Pengadaan Barang/Jasa, pastilah menyeret PPK dan penyedia barang/jasa. Hal ini merupakan konsekuensi yuridis dari dokumen kontrak yang dibuat oleh PPK dan Penyedia.

Personil kegiatan pengadaan sendiri antara lain PA/KPA, PPK, Unit Layanan Pengadaan, Panitia Pengadaan, Pejabat Pengadaan  dan Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan. Perubahan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah menjadi Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menyebabkan adanya perubahan tugas Perjabat Pembuat Komitmen (PPK). Di bawah ini akan dijelaskan mengenai pembahasan tugas pokok dan wewenang Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) berdasar Perpres No. 16 Tahun 2018.

Tugas Pokok dan Wewenang PPK (Perpres 16/2018, pasal 11)

(1) PPK dalam Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c memiliki tugas:
a. menyusun perencanaan pengadaan;
b. menetapkan spesifikasi teknis/Kerangka Acuan Kerja (KAK);
c. menetapkan rancangan kontrak;
d. menetapkan HPS;
e. menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia;
f. mengusulkan perubahan jadwal kegiatan;
g. menetapkan tim pendukung;
h. menetapkan tim atau tenaga ahli;
i. melaksanakan E-purchasing untuk nilai paling sedikit di atas Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah);
j. menetapkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
k. mengendalikan Kontrak;
l. melaporkan pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan kepada PA/ KPA;
m. menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaan kegiatan kepada PA/ KPA dengan berita acara penyerahan;
n. menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan; dan
o. menilai kinerja Penyedia.

(2) Selain melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PPK melaksanakan tugas pelimpahan kewenangan dari PA/ KPA, meliputi:
a. melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja; dan
b. mengadakan dan menetapkan perjanjian dengan pihak lain dalam batas anggaran belanja yang telah ditetapkan.

(3) PPK dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa.

Beberapa Catatan Kesimpulan Tugas PPK sebagai berikut :

  1. Menyusun Perencanaan pengadaan = menyusun spek, HPS dan rancangan kontrak
  2. Menetapkan tim pendukung seperti  tenaga administrasi, direksi lapangan, direksi teknis
  3. Menetapkan tim atau tenaga ahli yaitu tim atau orang yang kompeten melaporkan pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan kepada PA/ KPA,  untuk Prepres 16/2018 serah terima dengan penyedia dilakukan oleh PPK ( bukan oleh PPHP lagi), maka PPK dapat melakukan sendiri, atau dibantu tim pendukung, tim atau tenaga ahli dan atau konsultan pengawas
  4. Melaksanakan E-purchasing = PPK dapat langsung bertransaksi produk-produk katalaog. PPK bisa melakukan sendiri epurchasing. Sedangkan nilai s.d Rp 200jt  oleh pejabat pengadaan
  5. Menilai kinerja Penyedia yaitu menilai pelaksanaan kontrak oleh penyedia
  6. PPK  dapat dibantu oleh Pengelola pengadaan barang / jasa = dibantu oleh jabatan fungsional pengadaan
Catatan :

  1. PPK ditetapkan oleh PA (Pengguna Anggaran), Pasal 9 Ayat 1 huruf  g Perpres 16/2108 ;
  2. PPK memiliki kewenangan menandatangani kontrak sebagai pelimpahan kewenangan dari PA/KPA ;
  3. Dalam hal tidak ada personel yang dapat ditunjuk, KPA dapat merangkap sebagai PPK ;
  4. PPK dalam melaksanakan tugasnya dapat dibantu oleh Pengelola Pengadaan Barang/Jasa ;
  5. Setelah Pekerjaan selesai 100%, PPK memeriksa, menerima Pekerjaan dan menandatangani Berita Acara Serah Terima.
  6. PPK menetapkan Pengenaan sanksi denda keterlambatan dalam Kontrak sebesar 1 % (satu permil) dari nilai kontrak atau nilai bagian kontrak untuk setiap hari keterlambatan ;
  7. PPK wajib memiliki sertifikat kompetensi di bidang pengadaan barang/jasa paling lambat Desember 2023 ;
  8. PPK dapat mengusulkan Pengenaan Sanksi Daftar Hitam ;
  9. PPK dapat dibantu oleh Pengeolal Pengadaan.

Tugas-tugas lain dari PPK selain tersebut di atas antara lain :

Mengusulkan kepada PA/KPA :

  1. Perubahan paket pekerjaan, dan/atau
  2. Perubahan jadwal kegiatan pengadaan
  3. Menetapkan tim pendukung
  4. Menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis (aanwijzer) untuk membantu pelaksanaan tugas Unit Layanan Pengadaan
  5. Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada penyedia barang/jasa.

Sedangkan berdasarkan pasal 13 Perpres No. 54 Tahun 2010, PPK dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani kontrak dengan penyedia barang/jasa apabila belum tersedia anggaran atau tidak cukup tersedia anggaran yang dapat mengakibatkn dilampauinya batas anggaran yang tersedia untuk kegiatan yang dibiayai dari APBN/APBD.

Syarat-syarat Menjadi Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)

Sebelumnya telah dijelaskan mengenai tugas pokok PPK atau dalam bahasa inggrisnya The commitment maker official, lalu sebenarnya apa sajakah syarat-syarat seseorang bisa menduduki jabatan sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)?. Berikut ini uraiannya.

Dalam Perpres 54 Tahun 2010 pasal 12 ayat 2, syarat menjadi PPK tersurat dengan tegas :

  1. memiliki integritas;
  2. memiliki disiplin tinggi;
  3. memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas;
  4. mampu mengambil keputusan, bertindak tegas dan memiliki keteladanan dalam sikap perilaku serta tidak pernah terlibat KKN;
  5. menandatangani Pakta Integritas;
  6. tidak menjabat sebagai pengelola keuangan; dan
  7. memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa.

Kemudian dijelaskan lagi bahwa persyaratan manajerial sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c adalah:

  1. berpendidikan paling kurang Sarjana Strata Satu (S1) dengan bidang keahlian yang sedapat mungkin sesuai dengan tuntutan pekerjaan;
  2. memiliki pengalaman paling kurang 2 (dua) tahun terlibat secara aktif dalam kegiatan yang berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa; dan
  3. memiliki kemampuan kerja secara berkelompok dalam melaksanakan setiap tugas/pekerjaannya.

Lalu muncul pertanyaan, jika sudah menjabat sebagai pejabat eselon ingin menjadi PPK apakah harus memenuhi syarat di atas?. Oh tentu saja, syarat diatas merupakan syarat mutlak untuk menjadi PPK. Bahkan, PPK tidak harus dijabat oleh seseorang yang mempunyai eselon.

Tugas PPK pada Setiap Tahapan Pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa

TAHAP PERENCANAAN KONTRAK

Pada tahap awal sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa dilakukan, sebagai seorang yang ditunjuk sebagai komandan pengadaan barang/jasa, PPK dapat mengundang UKPBJ/pejabat pengadaan dan tim teknis untuk mengkaji ulang tentang Rencana Umum Pengadaan yang telah ditetapkan oleh PA/KPA dalam rapat koordinasi awal. Dalam rangka mengkaji ulang kebijakan umum tersebut PPK bersama tim teknis maupun Unit Layanan Pengadaan /Pejabat Pengadaan dapat mere-view hal-hal :

  1. Apakah kajian ulang pemaketan pekerjaan sudah mengakomodir unsur-unsur prinsip pengadaan seperti dalam pasal 5 Perpres 54 tahun 2010 antara lain unsur effisiensi, effektifitas, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif dan akuntabel serta mendorong persaingan sehat, meningkatkan peran usaha kecil dan penggunaan produksi dalam negeri.
  2. Apakah kajian ulang biaya yang tercantum didalam rencana umum pengadaan masih layak untuk dilaksanakan pada saat pekerjaan fisik dilaksanakan. Hal ini dipertimbangkan karena proses pengajuan anggaran (pagu) biasanya memerlukan waktu yang cukup lama hingga persetujuan anggaran. Pengkajian ulang pemaketan pekerjaan dapat dilakukan berdasarkan survei pasar.
  3. Apakah kajian ulang paket-paket sebagaimana rencana umum pengadaan masih dapat digabungkan dan/atau dipecah demi effektifitas dan effisiensi sejauh tidak untuk menghindari pelelangan dan tidak menghalangi pengusaha kecil untuk ikut serta.
  4. Apakah kajian tentang Kerangka Acuan Kerja, Spesifikasi teknis dan Gambar, waktu pelaksanaan dan hal-hal lain yang dapat merubah lingkup dan output pekerjaan.
  5. Berdasarkan hasil rapat koordinasi yang dituangkan dalam Berita Acara :
  • Apabila PPK dan Unit Layanan Pengadaan /Pejabat Pengadaan sepakat untuk merubah Rencana Umum Pengadaan (RUP_ maka perubahan tersebut diusulkan oleh PPK kepada PA/KPA untuk ditetapkan kembali;
  • Apabila ada perbedaan pendapat antara PPK dengan Unit Layanan Pengadaan /Pejabat Pengadaan terkait Rencana Umum Pengadaan maka PPK mengajukan permasalahan ini kepada PA/KPA untuk diputuskan; dan putusan PA/KPA bersifat final.

Berdasar kesepakatan PPK dan Unit Layanan Pengadaan /Pejabat Pengadaan dan/atau keputusan PA/KPA, maka PPK menetapkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan yang meliputi: kebijakan  umum, rencana penganggaran biaya dan Kerangka Acuan Kerja. Dan selanjutnya PPK menyerahkan Rencana Pelaksanaan Pengadaan kepada Unit Layanan Pengadaan (ULP) sebagai bahan untuk menyusun Dokumen Pengadaan (Perpres 54 tahun 2010, hal 177).

Spesifikasi Teknis Barang/ Jasa

Dalam Perpres 70 tahun 2012 pasal 11 ayat  1.a.1. menyebutkan bahwa salah satu tugas PPK adalah menetapkan spesifikasi teknis barang/jasa. Penyusunan spesifikasi teknis merupakan hak PPK dan tugas ini adalah sangat riskan dan krusial, karena spesifikasi merupakan dasar dalam proses pengadaan barang/jasa dan tidak boleh mengarah pada merek/brand tertentu. Setiap penawaran dari penyedia barang/jasa harus memenuhi spesifikasi teknis yang telah ditentukan dalam dokumen pengadaan.

Yang menjadi permasalahan adalah, luasnya ruang lingkup pengadaan barang/jasa bila dibandingkan dengan ruang lingkup pengetahuan PPK. Seorang PPK harus memahami spesifikasi teknis pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya. Seorang PPK tidak bisa berlindung dibalik tim teknis atau tim pendukung yang menyiapkan spesifikasi teknis. Seorang PPK tidak bisa berlindung dibalik konsultan perencana dalam pelaksanaan pekerjaan konstruksi.

Walaupun sebagian kegiatan perencanaan memang harus diserahkan kepada ahlinya, namun pokok pikiran serta inti dari spesifikasi tetap harus dipahami oleh PPK. PPK tidak boleh berucap “saya lulusan sosial, jadi tidak paham bangunan.” Apabila ditemukan kesalahan perencanaan konstruksi, maka oleh penyidik atau pemeriksa tetap akan diminta pertanggungjawabannya. Disini dituntut keluasan pengetahuan dan pengalaman dari seorang PPK (Khalid Mustafa).

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Tugas lainnya dari PPK adalah menyusun HPS. PPK menyusun HPS yang dikalkulasikan secara keahlian dan berdasarkan data yang dapat dipertanggung jawabkan dan riwayat HPS harus didokumentasi oleh PPK secara baik.

Sesuai dengan pasal 66 ayat (7) Perpres 70 tahun 2012 menyebutkan bahwa penyusunan HPS dikalkulasikan secara keahlian berdasarkan data yang dapat dipertanggungjawabkan meliputi :

  1. Harga pasar setempat yaitu harga barang/jasa dilokasi barang/jasa diproduksi/diserahkan/dilaksanakan, menjelang dilaksanakannya pengadaan barang dan jasa.
  2. Informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh Badan Pusat Statistik (BPS)
  3. Informasi harga satuan yang dipublikasikan secara resmi oleh asosiasi terkait dan sumber data lain yang dapat dipertanggungjawabkan
  4. Daftar biasa/tarif barang/jasa yang dikeluarkan oleh pabrikan/distributor tunggal
  5. Biaya kontrak sebelumnya atau yang sedang berjalan dengan mempertimbangkan faktor perubahan biaya
  6. Inflasi tahun sebelumnya, suku bunga berjalan dan/atau kurs tengah Bank Indonesia
  7. Hasil perbandingan kontrak sejenis, baik yang dilakukan dengan instansi lain maupun pihak lain
  8. Perkiraan perhitungan biaya yang dilakukan oleh konsultan perencana (engineer’s estimate)
  9. Norma index, dan/atau
  10. Informasi lain yang dapat dipertanggung jawabkan.

Kasus yang paling banyak menimpa pelaksanaan pengadaan barang/jasa adalah kasus mark up dan salah satu penyebabnya terletak pada penyusunan HPS. Berikut ini postingan sebelumnya, mengenai Panduan Penyusunan HPS agar Tidak Terkena Kasus Mark-up dan Tidak Gagal Lelang. Memang dalam menyusun HPS membutuhkan keahlian tersendiri, selain harus memahami karakteristik spesifikasi barang/jasa yang akan diadakan, juga harus mengetahui sumber dari barang/jasa tersebut. Harga barang pabrikan tentu saja berbeda dengan harga distributor apalagi harga pasar.

Yang paling sering terjadi, entah karena kesengajaan atau karena ketidaktahuan, PPK menyerahkan perhitungan HPS kepada penyedia barang/jasa atau malah kepada broker bin makelar yang melipatgandakan harga tersebut untuk memperoleh keuntungan pribadi atau kelompok. PPK langsung mengambil harga tersebut tanpa melakukan cek and recheck lagi. Akibatnya pada saat pengadaan selesai dan dilakukan pemeriksanaan oleh Badan Pemeriksa Keuangan (BPK) atau aparat hukum lainnya, ditemukan mark up harga dan mengakibatkan kerugian negara. Lagi-lagi karena ketidaktahuan dan keinginan kerja cepat dan tidak teliti menjerumuskan PPK ke ranah hukum.

Memilih Jenis Kontrak yang akan Digunakan

Tugas lain dari PPK adalah membuat rancangan kontrak sesuai dengan Perpres 70 tahun 2012 pasal 11 ayat 1.a.3. Kontrak merupakan ikatan utama antara penyedia barang/jasa dengan PPK. Draft kontrak seyogyanya berisi hal-hal yang harus diperhatikan oleh penyedia sebelum memasukkan penawaran. Karena dari draft kontrak inilah akan ketahuan ruang lingkup pekerjaan, tahapan, hal-hal yang harus diperhatikan sebelum memulai pekerjaan, bagaimana proses pemeriksaan dan serah terima, serta hal-hal lain yang dapat mempengaruhi nilai penawaran penyedia.

Ada beberapa jenis kontrak dalam pengadaan barang/jasa yang harus diketahui dan dipahami oleh PPK. Hal ini bertujuan agar PPK mampu memastikan kesesuaian antara jenis kontrak dengan jenis pekerjaan. Apa dan kapan harus menggunakan kontrak lumpsum, kontrak harga satuan, gabungan lumpsum dan harga satuan, kontrak persentase, kontrak terima jadi, kontrak tahun tunggal, dan kontrak tahun jamak. Itu baru dari sisi jenis kontraknya. Belum membahas mengenai syarat-syarat umum kontrak (SSUK) dan syarat-syarat khusus kontrak (SSKK). Perlakuan terhadap pekerjaan yang bersifat kritis juga harus berbeda dengan perlakukan pekerjaan rutin. Bahkan untuk pekerjaan yang dilaksanakan menjelang akhir tahun anggaran harus memperhatikan klausul denda, batas akhir pekerjaan, dan pembayaran, khususnya apabila pekerjaan melewati batas pembayaran Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara.

MENERBITKAN SPPJB

Unit Layanan Pengadaan/Panitia Lelang menyampaikan Berita Acara Hasil Pemeriksaan kepada PPK sebagai dasar untuk menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). PPK menerbitkan SPPBJ dengan ketentuan tidak ada sanggahan dari peserta, maupun sanggahan banding.

Walaupun ketentuan penerbitan SPPBJ telah dipersiapkan secara matang oleh ULP/panitia pengadaan, sebaiknya PPK meneliti ulang Berita Acara Hasil Pelelangan yang diserahkan oleh Unit Layanan Pengadaan/Panitia Pengadaan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dan mere-view Berita Acara Hasil Pemeriksaan diantaranya :

  1. Cek proses pelaksanaan pemilihan. Jika PPK melihat adanya kesalahan prosedur pemilihan yang dihasilkan oleh Unit Layanan Pengadaan /Panitia Pengadaan dengan data dan bukti, PPK berhak mengembalikannya kepada Unit Layanan Pengadaan.
  2. Cek Harga Penawaran dengan Total HPS. Nilai penawaran di bawah 80% dari HPS, atau di atas 80% dari HPS.
  3. Cek Kemampuan Personil. Jika PPK memandang personil tidak kompeten, PPK berhak meminta pengganti personil dengan tenaga yang dipersyaratkan.

Jika proses pemilihan yang dilakukan Unit Layanan Pengadaan/Panitia Pengadaan sudah dianggap memenuhi persyaratan yang dipersyaratkan terutama yang berkaitan dengan spesifikasi teknis, HPS dan kontrak, selanjutnya PPK menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa paling lambat 6 (enam) hari kerja setelah pengumuman penetapan pemenang. Penerbitan SPPBJ yang dikeluarkan oleh PPK berisikan hal-hal yang menjadi dasar pertimbangan pembuatan kontrak antara lain :

1. Besarnya Jaminan Pelaksanaan yang harus dibuat oleh penyedia jasa;

  • Nilai penawaran terkoreksi antara 80% (delapan puluh perseratus) sampai dengan 100% (seratus perseratus) dari nilai total HPS, Jaminan Pelaksanaan adalah sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai Kontrak;
  • Nilai penawaran terkoreksi dibawah 80% (delapan puluh perseratus) dari nilai total HPS, besarnya Jaminan Pelaksanaan 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS.

2. Jaminan Pelaksanaan sudah harus diberikan oleh Penyedia Jasa kepada PPK paling lambat 14  hari sejak diterbitkannya Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa.

3. Jaminan Pelaksanaan berlaku sejak tanggal Kontrak sampai serah terima Barang/Jasa Lainnya atau serah terima pertama Pekerjaan Konstruksi atau pekerjaan selesai untuk pengadaan barang/jasa lainnya.

Menandatangani Kontrak

Setelah SPPBJ diterbitkan, PPK melakukan finalisasi terhadap rancangan kontrak, dan menandatangani kontrak pelaksanaan pekerjaan, apabila dananya cukup tersedia dalam dokumen anggaran, dengan ketentuan:

1. Penandatangan kontrak dilakukan paling lambat 14 hari (empat belas) hari kerja setelah diterbitkan SPPBJ, dan setelah penyedia menyerahkan jaminan pelaksanaan dengan ketentuan :

  • Nilai jaminan pelaksanaan untuk harga penawaran terkoreksi 80% (delapan puluh perseratus) sampai dengan 100 % (seratus persen) nilai total HPS adalah sebesar 5 % (lima perseratus) dari nilai kontrak.
  • Nilai jaminan pelaksanaan untuk harga penawaran terkoreksi atau di bawah 80% (delapan puluh perseratus) nilai HPS adalah sebesar 5% (lima perseratus) dari nilai total HPS, dan
  • Masa berlaku jaminan pelaksanaan sejak tanggal penandatangan kontrak sampai serah terima barang berdasarkan kontrak.

2. Sebelum menandatangani kontrak PPK dan Penyedia Barang/Jasa berkewajiban untuk memeriksa konsep kontrak yang meliputi substansi, bahasa/redaksional, angka, huruf serta membubuhkan paraf pada lembar demi lembar dokumen kontrak.

Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (Burgeriijk Wetboek) menyebutkan: Supaya terjadi persetujuan yang sah, perlu dipenuhi empat syarat;

  1. Kesepakatan mereka yang mengikatkan dirinya;
  2. Kecakapan untuk membuat suatu perikatan;
  3. Suatu pokok persoalan tertentu;
  4. Suatu sebab yang tidak terlarang.

PPK harus memperhatikan hal ini, karena apabila salah satu dari 4 hal tersebut tidak terpenuhi, maka penandatanganan kontrak menjadi tidak sah. Sebelum penandatanganan, PPK harus yakin bahwa yang mewakili penyedia adalah benar-benar direktur atau kuasa direktur yang nama penerima kuasa ada dalam akta atau pejabat yang menurut anggaran dasar perusahaan berhak untuk mengikat perjanjian. Para pihak juga dalam kondisi sah untuk mengikat perjanjian, pokok perjanjiannya jelas dan tidak ada hal-hal yang melanggar hukum, baik perdata maupun pidana, dalam isi perjanjian.

MELAKSANAKAN KONTRAK

Kontrak adalah dokumen yang memiliki kekuatan hukum serta mengikat para pihak. Namun, terkadang karena kesibukan secara struktural, Pejabat Pembuat Komitmen hanya menandatangani dan melupakan pelaksanaannya. Penyedia barang/jasa dibiarkan bekerja seenak mereka atau hanya menyerahkan pengawasan pelaksanaan pekerjaan pada konsultan pengawas. Mereka lupa, bahwa pelaksanaan pekerjaan adalah tanggung jawab PPK. Apabila terjadi permasalahan, sering dibiarkan begitu saja dan baru kalang kabut apabila pekerjaan telah selesai atau mengalami hambatan. Ini yang sering terjadi pada pekerjaan konstruksi, khususnya apabila pelaksanaan pekerjaan tersebut dilaksanakan pada akhir tahun anggaran. Sudah menjadi aturan baku, bahwa tahun anggaran berakhir 31 Desember bagi pekerjaan yang dilaksanakan berdasarkan kontrak tahun tunggal. Tapi baru kalang kabut akhir Desember setelah melihat pekerjaan belum selesai 100% bahkan tidak dapat diselesaikan tepat tanggal 31 Desember. Bahkan sebagian kasus, baru pusing setelah masuk bulan Januari.

Keterlambatan pekerjaan tidak terjadi begitu saja dan tidak terjadi hanya dalam semalam. Sejak awal, setiap keterlambatan telah dapat dideteksi. Seharusnya, apabila ada gejala-gejala awal keterlambatan, misalnya material yang seharusnya sudah masuk belum tiba, atau curah hujan yang terjadi diluar perkiraan, maka dapat dilakukan tindakan pencegahan dan langkah-langkah penanggulangan. Apabila setelah dicoba ditanggulangi tetap tidak dapat teratasi, maka klausul kontrak kritis dapat diberlakukan. Lagi-lagi, khusus klausul kontrak kritis sudah harus dipersiapkan pada saat perencanaan atau penyusunan draft kontrak. Namun, alangkah banyak PPK yang setelah menandatangani kontrak seakan-akan melupakan adanya sebuah pekerjaan yang berada dibawah tanggungjawabnya. Malah ada yang baru turun ke lokasi proyek pembangunan gedung kalau atasannya hendak berkunjung. Sehingga, saat menghadapi masalah menjadi ‘gelagapan’ dan kebingungan. PPK wajib memiliki kemampuan untuk membaca time shedule dan berbagai jenis bentuk dan mekanisme kontrol pekerjaan (rahmanmokoginta).

Melaporkan Pelaksanaan/Penyelesaian Pengadaan Barang/ Jasa

Melaporkan pelaksanaan pekerjaan ini tidak sekedar membuat laporan asal bapak senang. PPK juga harus mampu melaporkan kesesuaian antara kontrak yang ditandatangani dengan pelaksanaan pekerjaan. Selain kemajuan fisik, yang sering ditanyakan oleh PA/KPA adalah kemajuan daya serap anggaran serta kendala yang dihadapi pada saat pelaksanaan.

Yang harus diingat, setiap kendala merupakan tugas yang harus diselesaikan oleh PPK, sehingga setiap laporan terhadap kendala harus dibarengi dengan laporan rencana penyelesaian terhadap kendala tersebut.

Peyerahan Hasil Pekerjaan

Salah satu temuan yang paling sering terjadi adalah pengadaan barang/jasa fiktif. Hal ini terjadi karena PPK tidak cermat dalam melihat barang/jasa yang diadakan. Hasil pekerjaan yang diserahkan oleh penyedia barang/jasa diterima bulat-bulat dan tidak melakukan prinsip check, recheck and crosschek

Karena tidak memahami jenis barang/jasa yang diadakan, PPK biasanya menerima dokumen apapun yang disodorkan oleh penyedia. Walaupun ada panitia penerima hasil pekerjaan atau ada konsultan pengawas, penanggung jawab pekerjaan tetap berada di tangan PPK, sehingga pemeriksaan atas barang/jasa yang telah diadakan tetap mutlak dilakukan oleh PPK sebelum diserahkan kepada PA/KPA.

Penyerahan hasil pekerjaan tidak sekedar menyerahkan secara fisik, melainkan harus menyerahkan sesuai dengan fungsi dan kemampuan yang telah ditetapkan dalam dokumen pengadaan serta dokumen kontrak. Oleh sebab itu, pada saat pengujian, PPK harus bisa memastikan setiap spesifikasi sesuai dengan yang telah ditetapkan dan alat/barang berfungsi sesuai ketentuan. Dari keterangan tersebut di atas jelas, bahwa beberapa tugas pokok dan fungsi PPK, bahwa tugas PPK tidak sekedar tanda tangan kontrak.

Sumber:

  • http://bdksemarang.kemenag.go.id/, PPK dalam Pengadaan Barang dan Jasa (Yeri Adriyanto)
  • Majalah Kredibel Edisi 02, PPK tidak sekedar tanda tangan kontrak (Khalid Mustafa)
  • Perpres No. 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

10 Kesalahan Umum Penyedia Pada Proses Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Dalam proses pengadaan barang dan jasa masih ada beberapa kesalahan yang dilakukan oleh penyedia atau bahkan praktek-praktek yang melanggar aturan masih saja dilakukan. Ada beberapa kesalahan penyedia dalam proses pengadaan yang melanggar ketentuan aturan pengadaan yang  terdapat di dalam Peraturan Presiden. Seperti yang dirangkum Majalah Kredibel terbitan LKPP edisi Juli-Des 2015, mengenai kesalahan penyedia dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Dengan penjelasan yang langsung disampaikan oleh LKPP melalui majalahnya tersebut diharapkan 10 kesalahan umum yang dilakukan penyedia atau rekanan diharapkan bisa berkurang dan dapat menjadi perbaikan ke depan. Berikut ini 10 Kesalahan penyedia dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang bisa saja mengakibatkan terjerat oleh pasal peraturan PBJ.

1. MENJADI PENYEDIA PALUGADA

Pokja ULP lebih menyenangi penyedia yang memang bidang usaha utamanya sesuai dengan barang atau jasa yang akan diadakan, bukan penyedia yang menyatakan siap menyediakan apapun yang dibutuhkan alias “apa lu mau gua ada” atau terkenal dengan perusahaan Palugada. Karena bila menggunakan pengusaha palugada maka mereka hanya berperan sebagai calo yang akan menambah biaya (cost) dalam pengadaan barang/ jasa pemerintah.

Pemilihan penyedia barang/jasa diarahkan untuk memperoleh penyedia langsung dari sumber pasokan dengan tetap memperhatikan aturan main pemilihan, kebijakan dan prinsip pengadaan barang/jasa. Sehingga Pokja ULP dalam dokumen kualifikasi tentunya akan mencantumkan persyaratan kualifikasi yang bisa menyeleksi penyedia palugada tersebut.

Rekanan tipe ini pasti akan mempunyai kelemahan dalam pemenuhan persyaratan kualifikasinya karena tidak fokus dalam satu bidang/sub bidang barang/jasa tertentu, dan dari sisi harga tidak akan bisa bersaing dengan penyedia yang memang fokus/spesialis dalam menyediakan satu bidang/sub bidang barang/jasa tertentu saja.

Untuk itu, penyedia sebaiknya fokus pada bidang dan sub bidang yang memang menjadi core bussiness perusahaan agar dapat bersaing dengan maksimal, baik dari kualifikasi, penawaran teknis, maupun harga yang diajukan. Peluang untuk menang tender/lelangpun akan lebih besar apabila penyedia mengikuti tender dalam kategori barang/jasa yang memang merupakan keahlian dari perusahaan.

2. JUAL PAKET

Ini bukan sub kontrak pekerjaan minor, tetapi benar-benar semua paket dikerjakan oleh orang atau perusahaan lain yang namanya tidak tertera dalam kontrak pengadaan barang/jasa. Hal ini dilakukan dengan perjanjian (atau tanpa perjanjian) di notaris dengan istilah kuasa direksi atau istilah lainnya, yang mana hal ini melanggar ketentuan dalam Perpres No. 54 tahun 2010 pasal 87 ayat (3), yaitu:

(3) Penyedia Barang/Jasa dilarang mengalihkan pelaksanaan pekerjaan utama berdasarkan Kontrak, dengan melakukan subkontrak kepada pihak lain, kecuali sebagian pekerjaan utama kepada Penyedia Barang/Jasa spesialis.

Apabila ada masalah dengan pekerjaan ketika pelaksanaan kontrak, yang akan dikejar oleh PPK atau pemeriksa adalah penyedia yang namanya ada dalam surat perjanjian, bukan penyedia yang membeli atau mengerjakan pekerjaan tersebut. Pekerjaan yang dijual kemungkinan besar akan bermasalah karena ada lapisan biaya baru yang memotong biaya kontrak awal sehingga pekerjaan tidak akan bisa dikerjakan dengan maksimal. Model seperti ini biasanya dilakukan dengan “meminjam” bendera perusahaan.

3. TIDAK MENGUASAI ATURAN PENGADAAN

Pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah diatur dengan Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang menggantikan Keppres No. 80 tahun 2003. Perpres No. 54 tahun 2010 sudah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir melalui Perpres No. 4 tahun 2015. Untuk dapat memenangkan tender, seharusnya penyedia mengerti tentang peraturan pengadaan yang diatur dalam perpres 54 tahun 2010 dan perubahannya. Mulai dari tata cara proses pemilihan penyedia secara umum sampai dengan apa saja yang harus dipersiapkan dalam pemasukan dokumen penawaran dan formulir isian kualifikasi.

Masih sangat sedikit sekali penyedia yang benar-benar mengetahui atau bahkan menguasai aturan tentang pengadaan barang-jasa pemerintah. Seringkali tidak ada staf administrasi yang mengerti Perpres No. 54 tahun 2010, sehingga isi dari dokumen penawaran hanya sekadar mengikuti kebiasaan saja atau hanya sekadar mengikuti format dokumen dari penyedia lain atau copy paste dari dokumen lama yang mungkin sebenarnya sudah tidak sesuai lagi dengan peraturan terbaru.

Lalu bagaimana solusinya?.

Mengirim staf yang bertugas pada bagian tender untuk mengikuti bimbingan teknis pengadaan barang/jasa pemerintah adalah salah satu solusinya. Di Jakarta dan beberapa kota besar lainnya di Indonesia sudah banyak Lembaga Pelatihan Pengadaan (LPP) barang/jasa terakreditasi LKPP yang secara rutin menyelenggarakan bimbingan teknis pengadaan barang/jasa (www.simpel.lkpp.go.id).

Setelah mengikuti bimbingan teknis sekitar lima hari dapat langsung mengikuti ujian sertifikasi pengadaan barang/jasa pemerintah sebagai tanda hasil penguasaan materi pengadaan barang/jasa pemerintah. Dengan mengetahui aturan main pengadaan barang/jasa, penyedia akan lebih menguasai tentang bagaimana tata cara membuat penawaran yang baik dan benar dalam tender sehingga tidak akan lagi banyak ditemukan kesalahan kualifi kasi, administrasi, atau teknis mendasar.

4. GAPTEK (GAGAP TEKNOLOGI)

Sekarang ini proses pemilihan penyedia dilakukan melalui pelelangan elektronik, penggunaan e-procurement sekarang ini adalah suatu keniscayaan. LKPP mengembangkan Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik (SPSE) yang biasanya beralamat dengan format http://www.lpse.namakldi.go.id, LPSE dibentuk oleh gubernur/bupati/wali kota atau kepala K/L/D/I. Penyedia barang/jasa harus memiliki keahlian dalam penggunaan aplikasi internet, terutama aplikasi SPSE untuk melakukan proses pengadaan secara elektronik. Penyedia yang gaptek tentunya secara alamiah akan tersingkir dari percaturan dunia pengadaan.

5. SATU ORANG OPERATOR LPSE UNTUK BEBERAPA PERUSAHAAN

Meskipun penggunaan pelelangan secara elektronik sekarang ini merupakan suatu keniscayaan, masih banyak penyedia yang masih belum siap untuk mengikuti perkembangan teknologi ini. Hal ini terkait dengan sumber daya manusia dari banyak perusahaan yang tidak mempersiapkan diri untuk mengikuti perkembangan zaman. Sebagai solusinya, mereka biasanya mengoordinasi urusan masalah pelelangan elektronik ini melalui asosiasi atau bahkan beberapa asosiasi bergabung membentuk forum untuk mengoordinasi para anggotanya. Ditunjuklah satu orang operator yang bertugas untuk melakukan tugas terkait pelelangan elektronik untuk banyak perusahaan, mulai dari pendaftaran, dokumen pengadaan, unggah dokumen penawaran, sampai sanggah-menyanggah untuk beragam paket dan untuk banyak perusahaan ditangani oleh satu orang operator tersebut.

Untuk proses pendaftaran, unduh dokumen pengadaan, dan penjelasan mungkin tidak masalah ditangani oleh satu orang untuk mengikuti beberapa paket. Masalah biasanya timbul ketika pada proses mengunggah dokumen penawaran yang harus dilakukan dalam waktu yang bersamaan untuk beberapa paket dan untuk beberapa perusahaan peserta pelelangan tersebut. Dan dalam waktu terbatas pada detik-detik terakhir pemasukan penawaran harus mengunggah banyak berkas untuk beberapa perusahaan dan untuk beberapa paket yang diikuti juga. Risiko yang dapat terjadi adalah tidak semua berkas terunggah ke server LPSE atau berkas penawaran tidak terunggah secara sempurna bahkan berkas tidak terunggah sama sekali karena kehabisan waktu. Risiko lainnya yang dapat terjadi adalah salah mengunggah ke paket lain yang berakibat pada langsung digugurkannya penawaran oleh Pokja ULP.

Siapkan manajemen perusahaan Anda untuk dapat mengikuti pelelangan secara elektronik mulai dari sumber daya manusianya yang melek komputer dan internet plus fasilitasnya untuk mengakses LPSE.

6. KONVERSI DOKUMEN PENAWARAN KE DALAM PDF MASIH MANUAL

Dalam suatu proses pelelangan, penulis pernah menemukan dokumen penawaran yang diunggah dengan format pdf yang isinya membuat penulis tersenyum sendiri membayangkan bagaimana susah payahnya operator dari penyedia ini membuat dokumen penawarannya. Lelang secara elektronik mensyaratkan pemasukan dokumen penawaran dalam bentuk soft file berformat Acrobat Reader (.pdf). Seringkali, penyedia yang mengunggah dokumen penawaran dalam format PDF namun dibuat dengan cara yang rumit.

▶ Membuat dokumen dalam format microsoft Word.

▶ Mencetak dokumen penawaran pada kop surat perusahaan.

▶ Hasil cetak dokumen penawaran diberi materai dan ditandatangani, mulai dari surat penawaran, penawaran harga, metodologi, surat-surat pernyataan, dan sebagainya.

▶ Puluhan halaman dokumen penawaran yang sudah ditandatangani basah tersebut kemudian di-scan ke format gambar (.jpg).

▶ Hasil scan kemudian di-insert ke Microsoft Word kembali dan kemudian dikonversi ke .pdf. Membayangkan proses pembuatan dokumen penawaran seperti itu mungkin saja dapat menunjukan betapa kerasnya kerja penyedia untuk membuat dokumen penawaran, tetapi di sisi lain justru merepotkan.

Seharusnya penyedia cukup menggunakan Microsoft Word untuk menuliskan penawaran. Tidak perlu ditandatangani, tidak perlu memakai kop surat, setelah selesai mengetik, penawarannya langsung dicetak (print) atau disimpan (save as) dalam format pdf. Selanjutnya dokumen-dokumen lain dari pihak ketiga seperti jaminan penawaran, dukungan bank, atau surat-surat lainnya yang berbentuk hasil cetak (hard copy) di-scan ke format pdf atau gambar (jpg). Hasil scan dokumen-dokumen ini dapat disatukan dengan surat penawaran tadi atau dapat juga dibuat berkas pdf terpisah dengan menggunakan pdf writer atau melalui fasilitas insert pada Microsoft word. Nanti, kalau sudah dinyatakan sebagai pemenang tender dan akan membuat kontrak barulah semua dokumen penawaran tersebut di-print dan ditandatangani basah.

7. DOKUMEN PENAWARAN DENGAN BANYAK BERKAS DAN UKURAN BESAR, SERTA MEMAKAI SOFTWARE GRATISAN

Dokumen penawaran yang diunggah dengan format banyak berkas, memang hal ini tidak menggugurkan, tetapi yang jelas akan membuat Pokja ULP kerja keras, karena ketika file .rhs di Apendo maka akan membuat Pokja harus bolak balik dari Windows Explorer dan pdf reader. Pokja ULP tentunya akan berusaha seteliti mungkin dalam melakukan evaluasi, tetapi dengan kondisi demikian, kemungkinan penurunan tingkat ketelitian dari Pokja ULP sangat mungkin terjadi. Sebaiknya semua dokumen penawaran disatukan dalam satu berkas yang berakibat berkas menjadi berukuran besar, misalkan; dokumen penawaran berisi ratusan halaman dengan gambarnya dibuat dalam satu berkas, sehingga ketika membukanya sangat berat untuk melakukan scroll. Sebaiknya sesuaikan jumlah berkas dengan ukuran yang dapat dengan mudah dibuka.

8. AKSES INTERNET TIDAK MEMADAI

Beberapa kali ditemukan kasus berkas penawaran yang diunggah setelah dienkripsi dengan Apendo ternyata hasilnya dokumen penawaran terpotong sebagian atau data tidak lengkap. Ketika diklarifikasi kepada penyedia, mereka mengaku telah mengunggah berkas penawaran. Tetapi setelah diselidik lebih lanjut, ternyata mereka mengunggah dokumen penawaran di warnet yang kapasitas koneksinya rendah serta dipakai oleh banyak pengguna warnet lainnya.

Penggunaan koneksi internet yang tidak maksimal berisiko terhadap berkas penawaran yang tidak terunggah sempurna. Hal ini berakibat pada gugurnya penawaran akibat dokumen yang tidak lengkap.

9. SURAT SANGGAHAN

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat sanggahan, agar diterima atau memperoleh perhatian yang baik dari Pokja ULP.

▶ Buat surat sanggahan disertai dasar dan bukti kuat, cantumkan aturan yang mengaturnya, kalau ada lampirkan bukti yang mendukung terhadap sanggahan tersebut.

▶ Buat surat sanggahan yang tidak emosional, Pokja ULP juga manusia, cobalah dengan pendekatan yang lebih manusiawi, jangan langsung menuduh kolusi, korupsi, tidak becus, dan sebagainya.

▶ Fokus pada penawaran sendiri, apakah sudah benar atau tidak, apakah memang benar Pokja ULP telah melakukan kesalahan dalam mengevaluasi dokumen penawarannya. Baru kalau memang sudah benar, dapat diperluas ke masalah lainnya. Masih banyak sanggahan yang hanya mempermasalahkan, kenapa penawaran (perusahaan kami) yang terendah tidak menjadi pemenang?

▶ Perhatikan administrasi surat sanggahan seperti alamat ditujukannya. Surat sanggahan ditujukan kepada Pokja ULP dan dapat diajukan secara daring melalui SPSE.

10. PENAWARAN TEKNIS KONSULTAN

Penawaran teknis konsultan dinilai dari beberapa poin, yaitu pemahaman dan tanggapan terhadap Kerangka Acuan Kerja (KAK), penawaran teknis atau metodologi, dan inovasi atau gagasan baru. Secara umum, pada pengadaan jasa konsultansi penyedia seharusnya pihak yang lebih ahli dalam hal teknis barang/jasa yang akan diadakan. Sehingga KAK yang disusun oleh PPK kemungkinan besar akan masih banyak kekurangannya. Untuk itu, apabila ada kekurangan teknis dalam KAK, konsultan sebaiknya memberi tanggapan sesuai keahlian. Seringkali, tanggapan KAK hanya berisi catatan “cukup jelas” dan “cukup memadai” saja. Selain itu sedikit sekali konsultan yang memberikan inovasi atau gagasan baru terhadap metode-metode pelaksanaan dalam KAK, padahal poin penilaiannya dapat menambah nilai secara keseluruhan.

Adapun dalam metodologi sering ditemukan kesalahan yang diakibatkan dari hasil copy paste. Mungkin, jenis pekerjaan jasa konsultansi yang akan diikuti pernah dikerjakan oleh konsultan tersebut atau tenaga ahlinya, tetapi berbeda wilayah atau berbeda volume saja, sehingga digunakanlah metode copy paste dalam pembuatan metodologinya. Alhasil, karena keterbatasan waktu atau kurangnya kontrol kualitas sering ditemukan metode yang sudah benar, tetapi pekerjaannya untuk daerah yang berbeda, misal pekerjaannya di Bogor isinya Kabupaten Cianjur. Kalau sudah ditemukan kejadian seperti itu sudah pasti mendapat nilai “TKO” dalam penawaran teknisnya.